kfztech.de sind Autoinfos und
Kraftfahrzeugtechnik aus erster Hand

von kfztech.de

Das ist bei der privaten Nutzung von Geschäftsautos zu beachten

Bei der privaten Nutzung von Firmenfahrzeugen sind diverse Aspekte zu berücksichtigen.

Wenn Angestellte ihr Firmenfahrzeug privat nutzen möchten, müssen sie verschiedene Aspekte berücksichtigen. Diese betreffen beispielsweise ein Fahrtenbuch, den Versicherungsschutz und die Instandhaltung. Es ist empfehlenswert, sämtliche Regeln zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer schriftlich festzuhalten, sodass sich alle jederzeit darauf berufen können. Was bei der privaten Nutzung von Geschäftsautos im Einzelnen zu beachten ist, veranschaulicht dieser Artikel.

Bei der privaten Nutzung von Firmenfahrzeugen sind diverse Aspekte zu berücksichtigen. - alle Bilder: pixabay.de © Pexels CCO Public Domain

Alle Regeln schriftlich festhalten

Üblicherweise gestatten es Arbeitgeber, dass ihre Arbeitnehmer die geschäftlich genutzten Firmenfahrzeuge auch privat verwenden. Dies erfolgt allerdings meist unter bestimmten Auflagen. Es ist wichtig, dass sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer eindeutig über die geltenden Regeln verständigen und diese schriftlich festhalten. So lassen sich Unklarheiten und Missverständnisse vermeiden, weil beide Seiten jederzeit Bezug auf die schriftlichen Vereinbarungen nehmen können.

Zu den wichtigsten Aspekten, die geklärt werden müssen, gehören die Nutzungsdauer und die Kilometerbegrenzung. So können Arbeitgeber vorschreiben, dass das Fahrzeug nur bis zu einer bestimmten Grenze genutzt werden darf. Außerdem muss geklärt werden, ob die Nutzer das Auto an Ehepartner und Freunde ausleihen dürfen. Ebenso wichtig ist es, zu vereinbaren, ob man mit dem Auto Urlaubsfahrten unternehmen darf. Da es sich bei der Bereitstellung eines Firmenfahrzeugs um einen geldwerten Vorteil handelt, müssen zudem steuerliche Fragen geklärt werden.

Ein Fahrtenbuch führen

Da es sich bei einem Firmenwagen, den Angestellte privat nutzen dürfen, um einen geldwerten Vorteil handelt, muss das entsprechende Fahrzeug versteuert werden. Hierfür stehen den Arbeitnehmern grundsätzlich zwei Möglichkeiten offen. Einerseits können sie die 1%-Regelung in Anspruch nehmen. Hierbei wird jeden Monat ein Prozent des Bruttolistenpreises eines Fahrzeugs als Steuer bezahlt. Dieses Vorgehen ist äußerst praktisch, weil man kein Fahrtenbuch führen, nicht viel rechnen und sich nicht mit bürokratischen Hindernissen auseinandersetzen muss.

Alternativ besteht die Möglichkeit, ein elektronisches Fahrtenbuch zu führen. Hierin wird immer genau aufgeschrieben, wann das Fahrzeug bewegt wurde, was der Anlass war und wie viele Kilometer zurückgelegt wurden. Hierdurch wird klar ersichtlich, zu welchem Anteil das Fahrzeug geschäftlich und zu welchem Anteil privat genutzt wird. Hieraus ergibt sich dann der jeweils zu zahlende Steuerbetrag. Dieses Vorgehen ist äußerst exakt und sorgt dafür, dass die Nutzer nur für das bezahlen, was sie tatsächlich in Anspruch nehmen. Dafür ist die Methode deutlich aufwendiger als die 1% Regel.

Das könnte auch interessant sein:  Mietwagen: Das sind die Vorteile

Den Versicherungsschutz berücksichtigen

Firmenwagen müssen ausreichend versichert sein, um auch bei privaten Fahrten genutzt werden zu dürfen. - pixabay.de © benja79 CCO Public Domain

Üblicherweise schließen Arbeitgeber, wenn sie Firmenfahrzeuge anschaffen, eine Kfz-Versicherung ab. Diese deckt bestimmte Schadensfälle ab und sorgt somit für eine größtmögliche Sicherheit bei Geschäftsfahrten. Es ist möglich, dass bei privaten Fahrten zusätzliche Risiken entstehen, die zu einem höheren Versicherungspreis führen würden. Deswegen muss vor der privaten Nutzung des Fahrzeugs unbedingt geklärt werden, ob das jeweilige Auto ausreichend versichert ist.

Gegebenenfalls kann es notwendig werden, eine zusätzliche Versicherung abzuschließen, um für einen angemessenen Schutz zu sorgen. Das gilt insbesondere dann, wenn Ehepartner und erwachsene Kinder der Arbeitnehmer das Fahrzeug ebenfalls nutzen möchten. Es ist dann zu klären, wer diese zusätzlichen Kosten trägt. Die entsprechenden Vereinbarungen müssen dann ebenfalls schriftlich festgehalten werden.

Kosten für Wartung und Instandhaltung

Ein Firmenfahrzeug soll möglichst lange zuverlässig arbeiten und für ganz unterschiedliche Fahrten eingesetzt werden. Damit dies funktioniert, müssen regelmäßige Wartungen und Inspektionen durchgeführt werden. Auf diese Weise lassen sich Verschleiß und Komplikationen frühzeitig erkennen und geeignete Gegenmaßnahmen ergreifen. So sinkt die Wahrscheinlichkeit eines erheblichen Schadens am Fahrzeug und die Arbeitnehmer können jederzeit beruhigt damit fahren. Außerdem kommt es so seltener zu Problemen bei Geschäftsfahrten, die sich negativ auf den Betriebserfolg und die Umsätze auswirken würden.

Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen unbedingt vereinbaren und schriftlich fixieren, wie oft Wartungen und Inspektionen durchgeführt werden müssen. Außerdem ist zu klären, wer die hierfür anfallenden Kosten zu tragen hat. Ferner ist es möglich, festzulegen, dass entsprechende Kontrollen ausschließlich in Vertragswerkstätten stattfinden. Wenn dies den Arbeitgebern nicht wichtig ist, ist es aber auch möglich, Wartungen und Inspektionen in einer freien Werkstatt durchführen zu lassen.

Das richtige Verhalten im Schadensfall

Bei Fahrten mit einem Auto kann es immer mal zu einem Unfall kommen. Hierfür muss man nicht einmal selbst verantwortlich sein, sondern andere Verkehrsteilnehmer können einen Schaden am Dienstfahrzeug verursachen. Dann ist es gut, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer klare Verhaltensregeln vereinbart haben. So kann gezielt vorgegangen werden, um die Komplikationen im Zusammenhang mit dem Unfall so klein wie möglich zu halten.

Es bietet sich beispielsweise an, festzulegen, dass bei einem Unfall immer zwingend die Polizei gerufen werden muss. Ebenso können die Arbeitgeber verlangen, zeitnah über den Unfall in Kenntnis gesetzt zu werden. Des Weiteren bietet es sich an, zu vereinbaren, wer das Fahrzeug gegebenenfalls abschleppen soll und in welcher Werkstatt Autoreparaturen stattzufinden haben. Je genauer die Arbeitnehmer wissen, wie sie bei einem Unfall zu reagieren haben, desto weniger Probleme treten auf.

Klare Grenzen für die Nutzung des Fahrzeugs setzen

Arbeitgeber sollten klare Grenzen für die Nutzung des Fahrzeugs setzen. Das betrifft unterschiedliche Bereiche. So können sie beispielsweise vorgeben, dass innerhalb des Fahrzeugs nicht geraucht werden soll. Gängiger ist die Vorgabe, dass eine bestimmte Kilometerzahl pro Monat nicht überschritten werden darf. Auch die Überlassung des Fahrzeugs an Familienmitglieder und Freunde kann vom Arbeitgeber unterbunden werden.

Einigen Unternehmen ist es wichtig, dass das Fahrzeug grundsätzlich jederzeit zur Verfügung steht. Deswegen erlauben sie Fahrten innerhalb derselben Stadt, Ausflugsfahrten über Land oder gar Urlaube werden hingegen gelegentlich untersagt. Ferner kann vorgeschrieben werden, dass eine Reparatur immer in einer Vertragswerkstatt stattzufinden hat. Je konkreter die Vorgaben sind, die Arbeitgeber machen, desto leichter fällt es den Arbeitnehmern, sich daran zu halten und das Firmenfahrzeug immer korrekt zu verwenden.

Fazit

In den meisten Fällen ist es üblich, dass Arbeitnehmer ihr Firmenfahrzeug auch privat nutzen dürfen. Das ist wichtig, da auch Fahrten zur Arbeitsstätte und zurück nach Hause rechtlich als Privatfahrten gelten. Damit alles reibungslos funktioniert, sollten sämtliche Vereinbarungen schriftlich festgehalten werden. Unter anderem kann man Fragen zum Versicherungsschutz, zum Fahrtenbuch, zur Instandhaltung und zu einigem mehr treffen. Hierfür sollte man sich genügend Zeit nehmen und exakt arbeiten, um im Ernstfall bestmöglich vorbereitet zu sein.

Wichtige Schlagwörter (hashtags):

#kfztechde, Auto, kfz, kfztechnik, Dienstwagen, Firmenfahrzeug, Firmenauto, Geschäftsauto, Fahrtenbuch, elektronisches Fahrtenbuch, geldwerter Vorteil,