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Automatisch und aus der Ferne – Auslesen von digitalen Tachographen und Fahrerkarten

von kfztech.de

Automatisch und aus der Ferne – Auslesen von digitalen Tachographen und Fahrerkarten

Wie funktioniert ein automatisiertes System für Tachographen und Fahrerkarten?✓ Auslesen✓ Archivieren✓ Kostenersparnis✅

Speditionen, Logistiker oder Fuhrparkunternehmer können ein Lied davon singen: Die Pflicht, den Fahrtenschreiber auszulesen und der Datenarchivierung nachzukommen kann mühsam sein. Manuelles Auslesen digitaler Tachographen ist aber nicht nur zeitaufwändig, sondern es birgt auch Gefahren. Denn wird der Fahrtenschreiber durch einen unbeabsichtigten Fehler nicht richtig ausgelesen und die Polizei oder der Zoll kontrolliert, droht dem Unternehmen ein saftiges Bußgeld. Die Lösung könnte ein automatisiertes Tachograph-Auslesegerät sein.

Wir erklären in diesem Artikel, wie ein automatisiertes System für Tachographen funktioniert, welche Vorteile es hat und ob sich die Anschaffung für ein Unternehmen lohnt.

Digitaler Tachograph Ausdrucke

Der digitale Tachograph hat in den Laskraftwagen Einzug gehalten. Dies bringt aber lästige Dokumentationspflichten mit sich. - Bilder: depositphotos.com

Digitale Fahrtenschreiber sind seit 2006 Pflicht

Seit dem Jahr 2006 ist die Verwendung von digitalen Tachographen in LKWs Pflicht. Vorher lagen die Aufzeichnungen in Papierform vor, besonders in Form von Tachoscheiben. Mit der Vorschrift für digitale Tachographen entstand auch der Bedarf für Analysesoftware, die digitale Tachographen auslesen kann.

Mit Einführung dieser Regelung soll verhindert werden, dass Arbeitszeiten manipuliert und Fahrer um ihre Ruhezeiten betrogen werden. Über kurz oder lang wird voraussichtlich in jedem LKW ein digitaler Fahrtenschreiber zu finden sein. Denn eine Nachrüstung – sofern diese notwendig wird – kann sehr teuer werden und viele Betriebe erwerben deshalb Lastwagen, in denen schon ein digitaler Tachograph verbaut ist.

Was ist ein automatisiertes System für Tachographen?

Eine Analysesoftware für Tachographendaten unterstützt Fuhrparkmanager beim Umgang mit dem Fahrtenschreiber, und zwar beim:

  • Auslesen und Herunterladen der Daten

  • Speichern der Daten - Analysieren der Daten

  • Archivieren der Daten

Außerdem verfügen die hochwertigeren Programme über Zusatztools wie:

  • Übersichtliche Darstellung des Lenk- und Ruhezeitenbudgets

  • Live-Positionsbestimmungen der Fahrzeuge

  • Warnungen bei Verstößen (z.B. zu Geschwindigkeit oder Ruhezeiten)

Wie funktioniert ein automatisiertes System für Tachographen?

Die Software analysiert die Daten von Fahrzeugen und Fahrerkarten in Echtzeit und stellt sicher, dass die geltenden Vorschriften eingehalten werden. Das funktioniert folgendermaßen:

Ein GPS-Tracker wird direkt mit den digitalen Tachographen der Fahrzeuge verbunden und sendet alle Fahrerkarten- und Tachometerdaten über eine mobile Verbindung an ein Rechenzentrum. Dort werden die Daten verschlüsselt gespeichert, organisiert und archiviert.

Der Unternehmer greift über ein persönliches Portal – meist ohne Installation und computerunabhängig - auf die Archivdaten und Echtzeitdaten zu.

Über das Online-Portal kann sich der Unternehmer immer einen aktuellen Überblick über die Daten der digitalen Tachographen seiner Fahrzeuge verschaffen. Die Auswertungen über die Lenk-, Arbeits- und Ruhezeiten sowie Termine der Fahrer können per Mausklick organisiert und verwaltet werden. Ein Ampelsystem dient dazu, auf einen Blick sofort zu erkennen, falls es zu Problemen kommen sollte.

Digitaler Tachograpph Faherkarte

Die Fahrerkarte wird in den digitalen Tachographen eingeführt.

Software hilft beim Auslesen und Archivieren

Insider im LKW-Business kennen die Vorschriften: Nach spätestens 28 Tagen müssen die Daten der Fahrerkarten ausgelesen werden. Und nach spätestens 90 Tagen wiederum müssen die Fahrerkartendaten aus dem Speichermodul des digitalen Fahrtenschreibers ausgewertet werden. Bei einem großen Fuhrpark kann das zu einer lästigen, zeitaufwändigen – und sehr kostenintensiven - Pflicht werden.

Aber damit nicht genug der Regeln: Die ausgelesenen Daten aus dem digitalen Fahrtenschreiber müssen für mindestens ein Jahr gespeichert werden. Missachtet ein Unternehmen die Archivierungspflicht der Daten droht laut Lkw-Bußgeldkatalog eine Strafe von etwa 500 Euro.

Eine Software für digitale Tachographen und Fahrerkarten erledigt das Auslesen und Archivieren automatisch und regelgerecht.

Lohnt sich eine Tachographensoftware?

Die manuelle Verarbeitung solch großer Datenvolumen ist sehr zeitaufwändig und erfordert einen enormen und teuren Verwaltungsaufwand. Deswegen ist eine Analysesoftware für den Fahrtenschreiber vor allem dann hilfreich, wenn der Verwaltungsaufwand im Unternehmen reduziert werden soll. Die Daten können mit ein paar Mausklicks ausgewertet und archiviert werden - und damit verringert sich das Risiko von Bußgeldern oder Strafen.

Das Auswerten von Tachographendaten wird durch die Software erleichtert, weil detaillierte Reports erstellt und direkt an die Zentrale gesendet werden: Benachrichtigungen zu Sozialverstößen wie zu langen Lenkzeiten, fehlenden Ruhezeiten und zu kurzen Pausen beispielsweise. Die automatisierte Tachographenanalyse ermöglicht es deshalb, mit einfachen Mitteln klare Einblicke in die Fahrtenschreiber zu bekommen und hilft, die Lenkzeitvorschriften einzuhalten.

Tachographenscheibe

Die gute alte Tachographenscheibe hat bald ausgedient.

Welche Vorteile bieten automatisierte Systeme für Tachographen?

Gerade in älteren Fahrzeugen werden noch analoge Fahrtenschreiber genutzt und die Fahrer müssen selbst den Überblick über ihre Pausen und Lenkzeiten behalten. Diese analogen Tachoscheiben können zwar elektronisch gescannt werden – was eine kleine Erleichterung bei der Analyse darstellt. Doch oft bewirken Schmutz oder andere Merkmale der Scheibe, dass das die Daten nicht korrekt ausgelesen werden können. Nur erfahrene Mitarbeiter sind deshalb in der Lage diese Daten auszuwerten.

Mit der Umstellung auf die digitalen Systeme – am besten verbunden mit einem automatisierten System – bieten sich viele Vorteile:

  • Genauigkeit: Ein großer Vorteil der digitalen Tachographen besteht darin, dass die digital heruntergeladenen Daten genauer sind. Die digitale Tachographensoftware erkennt alle potenziellen Verstöße gegen die Lenkzeiten unmittelbar und schlägt Alarm.

  • Sicherheit und Datenschutz: Die Daten sind dank der digitalen Verschlüsselung sicher und können vom Fahrer weder geändert noch gelöscht werden.

  • Zugriff von überall: Die Daten können remote heruntergeladen werden und Fahrzeug muss dafür nicht vor Ort sein. Die Downloads können von überall aus erfolgen und das vereinfacht die Planung im Unternehmen.

  • Übersichtlichkeit: Moderne Analysetools stellen die Daten auf Reporting-Dashboards übersichtlich dar. Wenn die Berechnung eines Monatsgehalts ansteht oder ein Fahrer das Unternehmen verlässt, stehen die Daten umgehend zur Verfügung.

Was bringt ein automatisiertes Tachographen-System dem Unternehmen?

Mit der Nutzung eines digitalen Systems müssen die Daten also nicht länger manuell aufgezeichnet werden. Alle Informationen von den Fahrer- und Fahrzeugkarten lädt die Software automatisch herunter. Das bedeutet in der Folge:

  • Die Fahrer halten die Lenkzeitvorschriften zuverlässiger ein.

  • Die Produktivität des Unternehmens steigt, weil der Personalaufwand für das Auslesen der Tachographen entfällt.

  • Der Unternehmer hat mehr Übersicht über die Vorgänge im Unternehmen und kann Fahrrouten und Einsätze optimieren.

  • Die heruntergeladenen Daten eignen sich hervorragend für die Steuererklärung beim Finanzamt.

  • Eine Betriebsprüfung bringt den Unternehmer nicht mehr aus der Ruhe.

Fazit

Der Kosten-Nutzen Effekt einer Tachographen-Software ist weitreichend. Das Unternehmen hat damit die Möglichkeit, die Fahrten genau zu überblicken. Auch die Fahrer ersparen sich eine enorme Menge an Mehrarbeit. Bußgelder, die durch Vergesslichkeit oder Unachtsamkeit entstehen, können durch die Software verhindert werden. Sowohl für eine Betriebsprüfung als auch für die Steuererklärung beim Finanzamt stellen die aufgezeichneten Daten eine Erleichterung dar. Das automatische Herunterladen von Tachographendaten hilft, die Vorschriften einzuhalten, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren - und letztlich die Produktivität des Unternehmens zu steigern.

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Impressum, Copyright/span> Autor: Johannes Wiesinger bearbeitet: 04.05.2022